Plánovací kalendář – zjistěte, jak a proč si s ním efektivně naplánujete čas

Plánovací kalendář umožňuje mít skvělý přehled o všech aktivitách a na nic nezapomenout. Díky plánovacím kalendářům lidé efektivněji využívají svůj čas a neztrácí přehled v žádné situaci.

Seznamte se s tím, jak plánovací kalendáře fungují, jak si plánování rozvrhnout a jaké výhody do vašeho života přináší.

Co je plánovací kalendář?

Plánovací kalendář umožňuje, abyste měli všechny důležité informace o vašem životě na jednom místě. Sdružuje kalendář, seznam úkolů, nápady, rozpočty, cvičební plány, rozpis dárků, nákupní seznamy a další.

Existuje víc druhů, od těch základních s volnými kolonkami pro každý den a jeho pracovní hodiny, týden a měsíc, až po specializované.

Může jít například o strategické plánovací kalendáře, které pomáhají s řízením vlastní firmy nebo projektu s přidanými stranami o taktice. Nebo třeba studijní plánovací kalendáře.

Můžete je používat v elektronické i papírové verzi. Plánovací kalendáře na počítači nebo chytrém telefonu mají výhodu v tom, že se dají propojit s různými kalendáři a aplikacemi a data z nich se rovnou propisují na jedno místo.

Papírovou verzi zase můžete mít víc na očích a při psaní rukou si informace lépe uvědomíte a zapamatujete. Můžete používat i jejich kombinaci, záleží na vašich preferencích.

Jaký je plánovací kalendář na rok 2021

V plánovacím kalendáři na rok 2021 byste neměli minout, kolik volna a práce vás čeká. To nejlépe zjistíte podle toho, že v tomto roce je 252 pracovních dnů. Svátků a dnů volna je 13, z toho 4 připadají na víkendy.

Jak si efektivně plánovat čas?

Může se vám stát, že i když za sebou máte náročný pracovní den, nepodaří se vám dosáhnout těch nejdůležitějších věcí. Při efektivním plánování toto riziko významně snížíte.

Při plánování je proto nejdřív nutné odhadnout, kolik máte dostupného času vzhledem k vaší práci a cílům (například, pokud usilujete o povýšení, budete muset věnovat práci víc úsilí a tento čas si vymezit).

Kam dál? Přečtěte si o kalendářích a plánování více:

• o Vánocích se bude hodit adventní kalendář
• svůj život můžete řídit i podle lunárního kalendáře a měsíčních fází
• jména a svátky – vše najdete ve jmenném kalendáři

Jako další si zkontrolujte seznam toho, co je potřeba udělat, a vymezte pro to náležitou dobu. Neodkladné záležitosti je dobré dávat do období, kdy jste nejvíc výkonní.

Naplánujte si také nějaký čas navíc, abyste mohli vyřešit neočekávané události. Tato rezerva se dá odhadnout podle charakteru vaší práce.

Čím méně je vaše práce rutinní, tím víc s ní musíte počítat. A pro zjednodušení plánování jednotlivých aktivit je dobré používat různé barvy, které vám pomůžou se rychleji zorientovat.

Jak si zorganizovat den, měsíce a rok?

Zjistěte, jak postupovat pro jednotlivá období.

Organizace roku díky plánovacímu kalendáři

Naplánovat si celý rok dopředu se může zdát náročné, stačí postupovat trochu systematicky. Nejdřív se zamyslete nad uplynulým rokem. Vezměte si co největší kus papíru nebo tabuli, abyste měli všechno pěkně před sebou a mohli sepsat konkrétní plán na další rok.

Nejdřív se zamyslete nad uplynulým rokem a sepište aspoň tři oblasti, ve kterých se vám dařilo a další tři, ve kterých budete muset zabrat. Vzpomeňte si, jak jste v posledním roce trávili čas a jestli to odpovídalo vašim cílům. Díky tomu zjistíte, jestli je není potřeba přehodnotit a změnit. Zapište si všechna důležitá data, schůzky a termíny, které vás čekají.

Nyní již máte představu o tom, čeho a kdy budete chtít v následujícím roce dosáhnout. Jednotlivé cíle a aktivity, kterých chcete dosáhnout, se snažte přiřadit ke konkrétním obdobím.

Rozmyslete si i alternativní plán, když by se vám do cesty postavily překážky. Kromě nároků si nezapomeňte rozvrhnout prostor i pro odpočinek a volný čas, stejně jako zhodnocení a oslavení dosáhnutých cílů.

Se zorganizováním měsíce pomůže plánovací kalendář

Následující měsíc je dobré si naplánovat v klidu, týden dopředu. Nejdřív zhodnoťte cíle, které jste si dali v ročním plánu – jak se je daří naplňovat a jak se jim v následujícím měsíci budete moci věnovat.

Potom si projděte celý měsíc a ujasněte si všechny pracovní záležitosti a schůzky, které vás čekají. Pro lepší orientaci si můžete na konec každého týdne určit rychlé shrnutí toho, co má být hotové a čeho máte dosáhnout.

Díky tomu budete přesně vědět, kolik volného času vám zbude na chvíle, které budete mít sami pro sebe. Naplánujete si také měsíční rozpočet, kam zahrnete i nečekané výdaje nebo větší nákupy. Udržíte si tak lepší přehled ve všech oblastech.

Plánování dne

Z denního plánování je nejlepší si udělat zvyk, který spojíte například s pravidelným pitím ranní kávy. Celý proces si snadněji zažijete a bude i jednodušší. Rozložte větší cíle do každodenních aktivit a ty zahrňte do plánu (například nepište „dostat se do formy“, ale rovnou „15 minutové cvičení“).

Roztřiďte si den do pracovních záležitostí a zahrňte sem i zdánlivě nezávažné věci, jako vyřízení agendy na telefonu, e-mailů a nákupy. Dejte je na konkrétní čas. Zlepšíte si přehled o celém dni a uvolníte si místo pro další aktivity nebo odpočinek.

Výhody plánovacího kalendáře

Základní principy používání plánovacího kalendáře jsou jednoduché, ale víte i o jeho výhodách? Je skvělou pomůckou při time managementu. Nemáte-li na všechno dost času, pravděpodobně svůj čas neřídíte efektivně. Přecházíte od jedné věci k druhé, aniž byste měli přehled o všem jako celku.

Rozplánováním všech aktivit se tomuto vyhnete. Pomocí plánovacího kalendáře také můžete zlepšit svou produktivitu. A to v osobním i pracovním životě. Vaše zápisky vás popostrčí k tomu, co je potřeba udělat (uklidit nebo dokončit pracovní úkol), a už nebudete některé povinnosti odkládat na jindy.

Poskytují také významnou úlevu od stresu. Jedním z jeho zdrojů je pocit přehlcení, který na vás dolehne kvůli hektickému a chaotickému dni. S plánovacím kalendářem ale budete schopní přecházet od jednoho úkolu k druhému. Nemusíte se starat o to, že na něco zapomenete nebo nebudete mít dostatek času.

A v neposlední řadě vám taky může zlepšit náladu. Když se necítíte dobře, stačí nahlédnout do vašich plánů a hned uvidíte, co dobrého vás čeká (dovolená, setkání). Kromě toho také zaznamenává už odvedenou práci, takže ze sebe budete mít hned lepší pocit.