7 tipů, jak používat diář naplno a být produktivnější

Pro řadu z nás je diář jednoduše nepostradatelným společníkem. Mnoho lidí navíc ani v digitální době nedá dopustit na klasické papírové provení. Jak vybrat ten pravý diář a jak se díky němu stát produktivnějším? Čtěte …

Pro řadu z nás je diář jednoduše nepostradatelným společníkem. Mnoho lidí navíc ani v digitální době nedá dopustit na klasické papírové provení. Jak vybrat ten pravý diář a jak se díky němu stát produktivnějším? Čtěte dál a dozvíte se, jak používat diář naplno.

Proč používat diář

Proč vlastně používat diář? Napsaný seznam úkolů jednak zajistí, že na nic nezapomenete. Kromě toho vám diář umožní získat kontrolu nad časem v soukromém i pracovním životě.

Udržíte si tak přehled nad tím, kolik času jednotlivým aktivitám věnujete a zda svou energii investujete účelně. Účinně tak zabojujete s prokrastinací i se zcela zbytečnými „žrouty“ času.

Při plnění jednotlivých povinností díky tomu budete postupovat mnohem efektivněji a možná zjistíte, že vše můžete mít hotovo rychleji, než jste předpokládali.

S diářem šetříte svůj drahocenný čas

Každá minuta, kterou strávíte plánováním, ušetří údajně až 10 minut při samotné realizaci, jak tvrdí kanadsko-americký motivační řečník Brian Tracy.

Pečlivé zapisování povinností do diáře se vám vyplatí také proto, že získáte možnost se už dopředu zamyslet nad tím, jak dlouho se jim vlastně můžete věnovat.

Už se vám tak nestane ani to, že si sice budete vědomi skutečně důležitých úkonů, ale svůj den si rozvrhnete nevhodně. A strávíte tak příliš času nad některými aktivitami, pro něž vám nezbude prostor na činnosti třeba i méně náročné, ale rovněž potřebné.

ProstěBoží plánování času s diářem

Určete si pořadí důležitosti úkolů

Diář vám rovněž umožní jednotlivým úkolům přiřadit prioritu a určit, co je nejdůležitější a musíte to udělat hned a co naopak může počkat, případně to lze i zcela vynechat.

Opravdu nakonec ze svého denního rozvrhu musíte stihnout vše? Možná zjistíte, že některé body jednoduše nejsou tak zásadní. Díky tomu se následně přestanete cítit přetížení.

Stejně tak vám tento šikovný společník pomůže udržet nejen ve vaší práci kontinuitu a motivaci. S tímto pomocníkem si snadno stanovíte jednotlivé dílčí kroky, které vás povedou k cíli, určíte si vrcholný bod svého snažení, ale i odměnu, která vás čeká po dosažení.

Který typ diáře si zvolit

Klasický datovaný diář není jediným řešením. Při výběru budete muset vzít v potaz celou řadu parametrů:

Diáře podle velikosti

Diáře lze odlišit už na první pohled. Kategorizovat je tedy v první řadě můžeme podle velikosti. Ta se označuje stejným způsobem, který znáte z formátů papíru.

Přečtěte si také:  O měření času se zajímáme odpradávna

Pokud kladete důraz na maximální přenositelnost, vhodnou volbu pro vás představuje diář kapesní. V případě, že svůj diář budete potřebovat mít neustále u sebe, využijete spíše formát A5 nebo A6. Ty se vejdou i do dámské kabelky. Větší provedení A4 už je na časté přenášení méně praktické a najde využití spíše v kanceláři na stole.

Diáře podle účelu

Dalším bodem rozhodujícím výrazně o smysluplné využitelnosti vašeho diáře, je jeho účel. Před koupí byste si tak měli odpovědět na některé zásadní otázky.

Potřebujete jednoduchý plánovač s kalendářem? Pak je pro vás vhodný klasický datovaný diář. Nebo oceníte možnost návrhu vlastního rozvržení? Zkuste diář nedatovaný. Stačí vám jen menší počet volných listů na příležitostné poznámky nebo potřebujete volný prostor?

Ve druhém případě byste mohli využít motivační diář pro zapisování různých životních cílů a výzev. Chcete dát své fantazii doslova křídla a hodláte využít diář jako prostor pro své nápady a sny a plánujete ho dotvořit i vlastními kresbami a dalším zdobením?

Pak potřebujete takový, který si dokážete plně přizpůsobit. Některé diáře už se dokonce více blíží deníkům.

Diáře podle rozvržení

V případě tradičně pojatých diářů s kalendářem budete stát před volbou, zda potřebujete denní, týdenní nebo měsíční plánovač.

Ten měsíční vám umožní mít pod kontrolou dlouhodobější závazky nebo si do něj někteří majitelé například i zapisují služby. Do denního diáře zase bez problémů zaznamenáte i řadu schůzek v jediném termínu, hodí se tak hlavně pro velmi vytížené jedince.

Tato varianta poslouží i jako deník. Rozvržení týdenní přiděluje na celý týden většinou jednu až dvě stránky a lze tak říci, že pojme běžný rozvrh většiny lidí. Jde proto o variantu uživateli nejvíce preferovanou. Svůj diář můžete také doplnit o plánovací kalendář.

Záleží ale samozřejmě jen na vás, v jakém režimu si organizujete svůj čas.

Diáře podle uspořádání

Nejoblíbenější týdenní diáře se dále člení na tzv. horizonální a vertikální. Vertikální diář má jednotlivé dny v týdnu uspořádány do sloupců, horizontální do řádků.

Obecně lze říci, že vertikální členění vyhovuje spíše lidem, kteří uvažují analyticky a píší si primárně heslovitý seznam úkolů. Hodí se tak do značné míry pro ty, kteří chtějí svému dni dát pevnou strukturu.

Horizontální rozvržení umožňuje podrobnější specifikování jednotlivých činností a psaní poznámek. Někteří majitelé ale mohou bojovat s tím, že jejich diář je v tomto rozvržení méně vede ke striktnímu organizování času.

7 tipů, jak být s diářem ještě produktivnější

Diáře se mohou stát nástrojem vaší produktivity. A jakmile je kompletně popíšete, změní se i v malou soukromou kronikou vašeho života. Pokud tak ten svůj ještě nemáte, rozhodně neváhejte. Jak používat diář naplno a vytěžit z něj během roku co nejvíc?

Vyberte si diář, který vám práci ubere, ne přidá

Diář by měl být jednoduchý a intuitivně použitelný. Jednoduše řečeno, potřebujete, aby vám práci usnadnil, nikoli přidělal. Jinak ho pravděpodobně už v krátkém čase odložíte.

Přečtěte si také:  Podzimní rovnodennost v roce 2022. Kdy nastane letošní astronomický podzim

Pakliže tak víte, že nevyužijete motivační diář, do kterého budete psát souvislejší myšlenky, ale potřebujete jednoduché rozvržení pro pracovní povinnosti, jednoznačně sáhněte po klasickém provedení.

Ne každý také vítá možnost si diář nejprve připravit a rozvrhnout podle sebe, mnozí majitelé preferují hotové řešení, které si pouze koupí a rovnou začnou používat. Snadno tak nad nedatovanou verzí může ve vašich očích zvítězit ta s kalendářem.

Jak si ušetřit plánováním práci

Stejně tak vám nemusí automaticky vyhovovat kreativní pojetí a už od začátku můžete mít jasno v tom, že si do diáře ani nemíníte sami kreslit.

Někteří ke svému diáři zkrátka přistupují ryze prakticky a účelně. Stačit vám bude diář s menším prostorem pro zápisky a bez ilustrací.

Rozmyslete si, co budete do diáře zapisovat

Diář by měl být navržen tak, aby vám poskytl dostatek prostoru pro zapisování jednotlivých úkolů. Z tohoto důvodu je nutné si na počátku určit, zda si ho ponecháte pouze pro pracovní účely nebo si sem budete zapisovat i soukromé záležitosti.

Podle toho si vyberte produkt s konkrétními sekcemi. Diář by vám do příslušných kolonek měl umožnit napsat vše, co si potřebujete pamatovat – od schůzky s klientem přes preventivní prohlídku u zubního lékaře až po datum narozenin vaší nejlepší kamarádky.

Zapisujte si, pozor, všechny úkoly. A to i ty, které se vám nezdají úplně důležité. Jen tak získáte dokonalý přehled o svém čase a o tom, jak ho využíváte.

Srovnejte si priority

Povinnosti bychom si měli rozvrhnout podle priorit. Jak ale poznat, co je vlastně nejdůležitější? V současné době býváme tak zahlceni, že podstatné nám připadá úplně všechno a máme pocit, že si nemůžeme dovolit polevit.

Obecně lze říci, že jako prioritní si můžete označit ten úkol, u něhož bychom mohli zhodnotit, že jsme s celým pracovním dnem spokojeni i tehdy, pokud by zůstal jen jako jediný splněný.

Dále by se na čelních příčkách v pomyslném žebříčku by se měly vyskytnout ty povinnosti, jejichž splnění nám v co nejkratším čase přinese tu nejvyšší hodnotu, případně pro nás mají smysl z hlediska dosahování dlouhodobých cílů.

Díky tomuto jednoduchému systému, kdy si úkoly seřadíte podle důležitosti, vás z míry nakonec nevyvedou ani urgentní záležitosti, které je nakonec obvykle potřeba vyřešit přednostně.

Jednoduše budete operativně vědět, co lze bez následků odsunout kvůli povinnostem, kterým „hoří“ termín vám nebo na ně spěchají kolegové.

Priority si můžete stanovit i podle obtížnosti. Nejobtížnější úkol si přesuňte na samý začátek. Na počátku dne stále nejste unavení a dokážete se plnohodnotně soustředit.

Vyzkoušejte „pravidlo tří“

Zapisovat svoje plány byste si měli svědomitě každý den. Až si do diáře zaznamenáte všechny úkoly a stanovíte si jejich prioritu, znovu se na aktuální program podívejte. Nyní ho zredukujte pro daný den na pouhé tři body.

Přečtěte si také:  Hurá do školy! Školní rok 2022/2023 začíná

Mějte na paměti, že přidat si ke svým povinnostem další můžete vždy. Pokud ale počet záležitostí, které musíte splnit, omezíte, vznikne vám tím prostor pro řešení neočekávaných událostí. Téměř s jistotou totiž můžete počítat s tím, že se podobná situace objeví.

Díky časové rezervě se nedostane pod tlak. A v konečném důsledku se nezhroutíte pod náporem práce a svou produktivitu si zvládnete uchovat.

Rozepisujte si úkoly do bodů

Jednotlivé úkoly byste měli podrobněji specifikovat. Nestačí tedy do diáře vepsat stručné sdělení „vytvořit prezentaci“.

Podrobněji si rozepište, co vás v rámci jednotlivých povinností čeká. Můžete si tak například v prvním dni stanovit, že potřebujete udělat rešerši k tématu, následující den budete záležitost konzultovat problém s vedením a poté vytvoříte první návrh.

Při rozdělení na menší úseky se bude zadání jevit jako snáze splnitelné, což vám umožní se do něj pustit s větší chutí. Tedy s největší pravděpodobností nebudete prokrastinovat a začnete na něm pracovat včas.

Papírový diář není přežitek

Dostaňte svůj soukromý a pracovní život do rovnováhy

Uvědomte si také, že pokud chcete být adekvátně produktivní, jednoznačně to nepůjde nepřetržitě. Svůj pracovní a soukromý život byste měli dostat do rovnovážného stavu.

V tomto bodě se přitom nejedná pouze o to, že při pohledu do diáře vás obsáhlý seznam pracovních úkolů možná upozorní, že je nejvyšší čas je trochu seškrtat.

Jednoznačně se nezdráhejte do svého rozvrhu naopak některé položky ještě přidat a zapsat si i soukromé záležitosti. Zvláště pokud jste opravdu vytížení, možná vás teprve záznam v diáři upozorní na to, že téměř nemáte volný čas pro sebe a nestíháte se vídat se svými nejbližšími.

Jestliže si zapíšete například schůzku s kamarádkou nebo pravidelný bowling s přáteli, budete zároveň mnohem více motivovaní k tomu tento do jisté míry zhmotněný závazek dodržet.

Zejména hodně vytížení lidé museji k tomuto bodu přistoupit zvláště zodpovědně. Volnočasové aktivity by měli cíleně zahrnout do svých plánů a vyhradit si na ně i závazně čas.

Naučte se své koníčky vnímat jako důležité. Nehrozí tak, že je budete kvůli práci neustále odsouvat na druhou kolej a jednou se vám absence odpočinku vymstí.

Buďte trpěliví a flexibilní

Cesta k organizovanému životu je poměrně trnitá. Mějte především na paměti to, že ovládnout time management a dospět do fáze produktivity vyžaduje čas. Jednoznačně se vaše nakládání s časem nezlepší během prvního týdne.

Je důležité si navíc také uvědomit, že navzdory sebevíce pečlivému plánování i zodpovědnému vytvoření časových rezerv nemusí vše v životě fungovat tak, jak jsme si vysnili. Proto je důležité se umět flexibilně přizpůsobit okolnostem.

Za titulní fotku díky free stock photos from www.picjumbo.com from Pixabay.